Técnicas de organización de un laboratorio de cosmética

Cómo organizar un laboratorio de cosmética, por dónde empezar

En Mentactiva sabemos muy bien en qué consiste la puesta a punto y adecuación de un laboratorio de aplicación cosmética. Consideramos que tener un espacio organizado de una forma cómoda y eficiente es fundamental para permitirnos centrar nuestra atención en lo que más nos gusta, la creación y el desarrollo de nuevas fórmulas cosméticas para ofrecerlas a nuestros clientes. Es por esto, por lo que vamos a dedicar este blog post a plantearos algunas técnicas de organización que, desde nuestra experiencia, creemos que pueden ser muy útiles tanto a la hora crear vuestro propio laboratorio de aplicación, como para poder aportar ideas nuevas si entráis a formar parte de un equipo en un laboratorio externo. Si ya tenéis en marcha vuestro laboratorio, esperamos que este post os aporte algunas ideas nuevas para introducir nuevas mejoras. En cualquiera de los casos, y aunque en algunas ocasiones las recomendaciones que os hacemos puedan parecer obvias, estamos seguros de que os ayudarán a optimizar tanto espacio, como recursos, y lo que es más importante, el tiempo.

Aunque este artículo está especialmente dedicado a pequeños emprendedores, entendemos que algunas técnicas son igualmente aplicables a laboratorios más grandes y, por tanto, con más recursos, tanto materiales como humanos. Las recomendaciones que damos desde Mentactiva no pretenden ser unas guías de buenas prácticas de fabricación (GMP) ya que dichas guías ya existen y son las que se deberían de seguir dentro de cualquier laboratorio. Nuestra intención, es simplemente la de dar algunos consejos prácticos que pueden ayudar a implementar o complementar dichas guías de buena praxis profesional.

La gestión de información

Para empezar, y quizás sea una de las cosas más importantes, hay que tener muy claro cómo vamos a gestionar toda la documentación e información que se va a ir generando en el día a día de nuestra actividad. Aunque a medida que avancemos en la puesta a punto de nuestro laboratorio podemos ir haciendo modificaciones, dedicar un tiempo a pensar en esta parte realmente vale la pena, ya que una vez se empieza a rodar, cualquier cambio se traduce en el empleo de más tiempo. En este punto, es muy útil saber clasificar la información que vayamos recibiendo para que cuando la necesitemos podamos acceder a ella de una forma fácil y rápida. Para esto os aconsejamos que clasifiquéis la información por categorías diferentes. Por ejemplo, podéis tener archivos (ya sean físicos o en formato electrónico) para las siguientes categorías:

Proveedores de materias primas

Aquí podremos clasificar la información, por ejemplo, por nombre del proveedor. Dentro de cada proveedor, podremos incluir la información relativa a las materias primas (folletos informativos, fichas técnicas, presentaciones comerciales y de marketing…).

Es muy útil saber clasificar la información que vayamos recibiendo para que cuando la necesitemos podamos acceder a ella de una forma fácil y rápida. Clic para tuitear

Proveedores de material de laboratorio y equipos

En esta categoría podemos tener la información relativa a proveedores de material de laboratorio como pueden ser los vasos de precipitados, las espátulas, los equipos de análisis y de control, los envases de muestras, los envases para estabilidad, etc.

Proveedores de servicios

En esta categoría podremos tener, por ejemplo, la información relativa a empresas de gestión de residuos, encargadas de calibración y mantenimiento de equipos, empresas externas de análisis microbiológico, etc.

Clientes

Tener bien clasificada toda la información relativa a nuestros clientes es muy importante. Los datos de contacto, así como las direcciones de entrega y facturación son algunos de los datos que tendremos que recopilar para mantener una buena relación comercial.

Información relativa a legislación

Aquí iremos poniendo las normativas de las que dispongamos, también podemos incluir manuales que nos puedan ser útiles.

Información relativa a los registros de laboratorio

Debemos guardar de forma bien clasificada todos los registros que vayamos haciendo en nuestro día a día, así como los detalles de nuestras formulaciones (composición, datos de estabilidad, registros de control de calidad…).
No cabe duda de que con un programa de gestión todo esto es mucho más sencillo (y es lo deseable desde un punto de vista práctico), pero quizás aún no podáis invertir dinero en ello y, para empezar, ordenarlo de esta forma os pueda ser muy útil y económico.

Como ya sabéis, a partir del 25 de mayo de 2018, entró en vigor el Reglamento general de protección de datos en toda la Unión Europea (RGPD), con independencia de dónde tengan su sede. Es importante para la gestión de datos de carácter personal tengas en cuenta que el reglamento es de obligado cumplimento.

El proceso de formulación

Una vez ya tenemos más claro cómo organizar la documentación, pasaremos a organizar la información relativa a nuestro día a día en lo que se refiere a formulación. Lo siguiente que recomendamos tener, considerándolo sumamente útil, es una base de datos con todas las materias primas que vayan entrando en nuestro laboratorio, aunque sean sólo muestras. En esta base de datos deberíamos ir introduciendo todos los datos relativos a las materias primas (y que creamos que son necesarios). En su elaboración, recomendamos al menos fijar los siguientes campos: nombre comercial, proveedor, INCI, dosis de uso, función, incompatibilidades, solubilidad, rango de pH, certificaciones y guardar un apartado para “otros”, ya que con frecuencia tenemos información que podemos incluir en este apartado como pueden ser algunas recomendaciones de formulación. Estas categorías son sólo propuestas que, desde nuestra experiencia, consideramos que pueden útiles pero tendrán que ser adaptadas a cada caso particular. Así pues, cada vez que tengamos que diseñar un nuevo producto, podremos consultar esta base de datos, de una forma sencilla, incluso haciendo filtros según nuestras necesidades, lo que nos ahorrará mucho tiempo de búsqueda. Crea una base de datos con todas las materias primas que vayan entrando en tu laboratorio, aunque sean sólo muestras. Clic para tuitear

Organiza tu zona de trabajo

Ahora que ya tenemos una idea de cómo organizar la documentación y la información pasemos a la parte más importante, nuestra zona física de elaboración. Como bien es sabido, contar con una zona de trabajo ordenada y limpia es imprescindible a la hora de trabajar en cualquier laboratorio. Esto nos va a dar una garantía de calidad, un plus de profesionalidad, y mucha seguridad en nuestro día a día, ya que vamos a minimizar contaminaciones y posibles errores derivados de una mala organización.

Para ello, os aconsejamos que separéis (aunque sea de una forma imaginaria) diferentes zonas de trabajo dentro de vuestros laboratorios de aplicación, sean del tamaño que sean. No importa si sólo cuentas con pocos metros o si tu laboratorio es muy grande, las pautas son las mismas, sólo que en un laboratorio más grande tendremos más espacio y estas zonas se podrán delimitar incluso de una forma más específica. Dentro de nuestro laboratorio deberíamos de poder diferenciar las siguientes categorías:

Zona de almacenaje de materias primas

Por un lado, tendremos nuestras estanterías o armarios dónde pondremos los envases en uso, y por otro los armarios de almacenaje como tal. Las materias primas son los tesoros de nuestros laboratorios, ellas nos van a permitir hacer nuestros desarrollos y por eso es sumamente importante que estén muy bien organizadas y controladas.
Con la recepción de cada materia prima (ya sea en formato de muestra o de producto comercial), vamos a recibir también una serie de documentos que son relativos a las mismas: fichas técnicas, hojas de seguridad, albaranes de recepción, facturas, certificados de análisis, declaraciones… Toda esta documentación una vez comprobada, y tal y como hemos comentado anteriormente, se debe de guardar en su archivo correspondiente. Para clasificar internamente las materias primas podemos asignarles un código interno, o simplemente clasificarlas por su nombre comercial con el código del proveedor, esto nos va dar igual, y es una decisión totalmente interna, lo importante es que la identificación nos permita hacer un seguimiento y trazabilidad de dicha materia prima.

Para clasificar internamente las materias primas podemos asignarles un código interno que nosnos permita hacer un seguimiento y trazabilidad Clic para tuitear

Lo siguiente que deberíamos hacer es introducir nuestra materia prima en la base de datos que habíamos comentado anteriormente, cumplimentando todos los campos que hayamos considerado importantes para su clasificación. Algo que es muy importante en cuanto a las materias primas, es ir controlando las fechas de caducidad. Para ello, os aconsejamos que a principio de cada mes reviséis las caducidades y vayáis retirando aquellas materias primas que están caducadas. Para el control de las caducidades se puede hacer de forma automática con un archivo dónde vayamos introduciendo las fechas de caducidad y ubicación a medida que nos van llegando las materias primas, o bien de forma manual, esto dependerá de cada caso particular. Volvemos a repetir que con un programa de gestión todo esto es mucho más sencillo, pero si no es posible con este tipo de archivos (tipo Excel) es fácil, sólo tenemos que adquirir el hábito de introducir los datos.

Las materias primas caducadas hay que gestionarlas como residuos independientes para minimizar su impacto medioambiental, para ello se puede contratar una empresa externa que vendrá a recoger los residuos de una forma periódica, o simplemente llevarlas a una empresa “gestora de residuos”.

Dentro de la zona de trabajo, la forma de organizar las materias primas dependerá de cada caso particular, se pueden clasificar, por ejemplo, siguiendo los siguientes criterios:
– Por proveedores.
– Por tipo de productos: emulsionantes, emolientes, conservantes…
– O por orden alfabético estricto.

Las formas de clasificar, como hemos dicho son muy variables y los criterios a seguir serán siempre internos, de la forma que resulte más práctica. Para las materias primas que tengamos de stock (en almacenaje) seguiremos los mismos criterios de clasificación, y las guardaremos preferiblemente en una zona dónde estén protegidas de la luz y del polvo, para minimizar así su deterioro.

Hay algunas materias primas que tendremos que guardar en condiciones especiales, por ejemplo, en refrigeración o protegidas de la luz, esto es algo que también tendremos que tener muy en cuenta.

A efectos prácticos, cada vez que utilicemos en nuestra elaboración una materia prima, la deberíamos de colocar en su zona correspondiente debidamente cerrada y limpia. Tenemos que intentar no acumular demasiadas materias primas en una zona de trabajo para minimizar las equivocaciones o los riesgos de contaminación cruzada.

Zona de almacenaje de material no fungible de laboratorio

El material de laboratorio, como pueden ser los vasos de precipitados, las espátulas, los vidrios de reloj, los agitadores magnéticos y los termómetros, lo organizaremos también por categorías, en cajones y estanterías. En la práctica de elaboración, debemos de saber diferenciar muy bien el material limpio del material que está sucio, para evitar contaminaciones. Aconsejamos dejar algún espacio de “material sucio” (en bandeja o vasos) para ir depositando todo el material usado.

Material fungible

Nos referimos al material de usar y tirar. Las pipetas Pasteur desechables, el film plástico, el papel de aluminio, el papel de secado…todo este material también tendrá que estar en zonas separadas dónde se pueda diferenciar el que está usado del que no. La gestión de estos residuos también se hará por empresas especializadas, o de una forma interna minimizando al máximo la contaminación ambiental.

Residuos

Ya hemos hablado en diferentes apartados de los residuos, consideramos que es un punto realmente clave. No podemos olvidar que nuestro trabajo tendrá un impacto ambiental y que si vamos a fabricar bajo el estandarte de cosmética natural, ecológica y, por tanto, sostenible, nuestros productos deberían de llevar implícitos una huella ambiental mínima, por tanto, la gestión de los residuos será algo muy relevante en nuestro día a día, y una extensión de nuestros principios tanto personales como profesionales.

Otros productos y materiales auxiliares

En esta categoría incluimos, por ejemplo, los productos de limpieza, que deberían de estar en zonas separadas de las aéreas de elaboración. Las zona de limpieza hay que mantenerla igualmente ordenada y seca siempre que sea posible. El material limpio que se haya utilizado en la elaboración y que se deje secar debe de estar preferiblemente en zonas que no puedan acumular humedad, para minimizar así los riesgos de crecimiento microbiológico.

Envases

Los envases ocupan mucho espacio en los laboratorios, en principio estamos hablando de laboratorios de aplicación, experimentación y producción a pequeña escala. Existe dentro del reglamento de cosmética un apartado que hace referencia a las zonas de envasado. En nuestro caso, si bien es verdad que cuanto más rigurosos seamos y más nos aproximemos a la situación real de fabricación mejor, nos bastará con designar una zona dentro del laboratorio para guardar los envases. Esta zona debe de estar limpia y debe de ser accesible de forma sencilla. Cuando envasemos nuestras muestras no deberíamos de llevar a cabo ninguna otra tarea dentro del mismo espacio, así evitaremos contaminaciones cruzadas y estaremos trabajando con ciertas garantías de calidad.

Estabilidades y muestroteca

Dentro de nuestro laboratorio también tendremos que designar una zona para llevar a cabo los estudios de estabilidad. Los estudios de estabilidad serán los que internamente nos hayamos marcado para garantizar al máximo la calidad de nuestro producto final, una vez puesto en el mercado. Es por esto que no vamos a entrar en detalle. Sólo hacemos la recomendación de designar un área donde colocaremos las muestras, y que estas estén debidamente identificadas. Lo recomendable (y de forma muy general) es realizar al menos un control de estabilidad a temperatura ambiente, otro a temperatura de 40-45ºc, y otro en nevera. Igualmente es importante disponer de una muestroteca dónde iremos guardando los lotes de producto acabado por si surgiera algún problema una vez puesto en el mercado. Las muestras deben de estar debidamente identificadas facilitando su trazabilidad.

Zonas de elaboración

La zona de elaboración es dónde vamos a hacer físicamente nuestras formulaciones. Tienen que ser una zona que se mantenga siempre limpia y libre de elementos que puedan contaminar nuestras muestras. Antes de empezar con la elaboración, deberíamos de asegurarnos de tener a mano todo el material necesario para la realización de las pruebas: espátulas, pipetas, vasos de precipitados, papel desechable y los más importante, nuestras materias primas.

Como hemos comentado anteriormente, aconsejamos ir cogiendo una por una las materias primas, o si por un tema logístico esto es complicado, coger las que vamos a utilizar y a medida que las vayamos utilizando recomendamos ir dejándolas en una zona a parte, para minimizar errores. Es importante saber distinguir también el material limpio del sucio. Otra recomendación es no introducir espátulas ni pipetas directamente en los envases de materia prima, es preferible coger una parte en un recipiente separado, y de aquí ir cogiendo la cantidad necesaria.

Seguro que nos hemos dejado algunas cosas en el tintero, pero creemos que con estas primeras recomendaciones podrás trabajar de una forma más eficiente dentro de tu laboratorio. Ahora es vuestro turno para poner en práctica todo lo comentado, o si más no, las técnicas que os hayan resultado más interesantes. Trabajar de una forma ordenada y adecuada dentro laboratorio no sólo garantiza calidad de nuestros productos, también nos da un “caché” como profesional. La calidad no sólo está en el producto, es la suma de todos los procesos. Para transmitir eso a nuestros clientes y colaboradores, la forma más sencilla es a través nuestro propio ejemplo.

Si quieres ampliar información, en el curso Introducción a la formulación cosmética para la piel te enseñamos las Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) para utilizar en tu laboratorio.

Escrito por María Cerdán. Tutora de Mentactiva.

Recursos

1. Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) [Internet]. Disponible en https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf
2. https://ec.europa.eu/commission/priorities/justice-and-fundamental-rights/data-protection/2018-reform-eu-data-protection-rules_es
3. Real Decreto 1599/1997, de 17 de octubre, que recoge la regulación de los productos cosméticos. BOE núm. 261, de 31 octubre de 1997. 28. Reglamento (CE) 1223/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de noviembre de 2009, sobre los productos cosméticos. Diario Oficial de la Unión Europea L 342, de 22 de diciembre de 2009. 29.
4. Reglamento (CE) 1272/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de diciembre de 2008, sobre clasificación, etiquetado y envasado de sustancias y mezclas, por el que se modifican y derogan las Directivas 67/548/CEE y 1999/45/CE y se modifica el Reglamento (CE) nº. 1907/2006. Diario Oficial de la Unión Europea L 353, de 31 de diciembre de 2008. 30.